Deze verwerkersovereenkomst legt vast hoe wij als verwerker omgaan met de persoonsgegevens die u als verwerkingsverantwoordelijke aan ons toevertrouwt, overeenkomstig artikel 28 AVG.
Verwerker: Fluqsus Consultancy, Leiduinstraat 6-3, 1059 EA Amsterdam, KvK 99038846.
Verwerkingsverantwoordelijke: de rechtspersoon die een abonnement heeft afgesloten op Workflow Visualiser en deze verwerkersovereenkomst heeft aanvaard via de registratieprocedure.
Samen aangeduid als "Partijen".
2.1 Deze verwerkersovereenkomst heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens die plaatsvindt in het kader van de Dienst, voor de duur van het abonnement.
2.2 De verwerkersovereenkomst treedt in werking op het moment van aanvaarding tijdens de registratieprocedure en loopt van rechtswege af bij beëindiging van het abonnement.
2.3 De aard van de verwerking bestaat uit: het ophalen, tijdelijk opslaan, verwerken en visualiseren van workflowinformatie uit de AFAS-omgeving van Klant, alsmede het beheren van accountgegevens van beheerders van Klant.
Fluqsus verwerkt de persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden, tenzij daartoe een wettelijke verplichting bestaat.
| Categorie | Voorbeelden |
|---|---|
| Accountgegevens beheerder | E-mailadres, gehashed wachtwoord |
| Organisatiegegevens | Naam organisatie, KvK-nummer, abonnementsniveau |
| AFAS-configuratie | Omgevingsnummer, versleuteld App Connector token |
| Workflowdata uit AFAS | Taaknamen, statussen, medewerkersnamen of -ID's |
| Technische gegevens | IP-adressen, serverlogboeken (tijdelijk) |
Betrokkenen zijn: beheerders van Klant en medewerkers van Klant wiens gegevens indirect aanwezig zijn in de workflowdata. Fluqsus verwerkt geen bijzondere categorieën persoonsgegevens (art. 9 AVG).
Klant is verantwoordelijk voor de beveiliging van de AFAS-omgeving en de App Connector token aan de eigen zijde.
| Partij | Rol | Vestiging | Doorgiftebasis |
|---|---|---|---|
| Hetzner GmbH | VPS / hosting | Duitsland (EU) | Binnen EER |
| Mollie B.V. | Betalingsverwerking | Nederland (EU) | Binnen EER |
| Mailtrap (Railsware) | Transactionele e-mail | VS | SCC |
| Anthropic PBC | AI-functionaliteit | VS | SCC |
Fluqsus informeert Klant vooraf over wijzigingen in sub-verwerkers. Klant heeft het recht hiertegen gemotiveerd bezwaar te maken.
Doorgifte naar sub-verwerkers buiten de EER vindt uitsluitend plaats op basis van door de Europese Commissie goedgekeurde Standard Contractual Clauses (SCC's). Fluqsus draagt zorg voor het afsluiten van de vereiste overeenkomsten.
10.1 Klant is als Verwerkingsverantwoordelijke primair verantwoordelijk voor het afhandelen van verzoeken van betrokkenen.
10.2 Fluqsus verleent Klant op verzoek medewerking bij het uitvoeren van rechten van betrokkenen, voor zover technisch mogelijk binnen de Dienst.
10.3 Fluqsus stuurt verzoeken van betrokkenen die rechtstreeks bij Fluqsus binnenkomen door naar Klant.
11.1 Fluqsus meldt een inbreuk onverwijld — en in ieder geval binnen 48 uur na ontdekking — aan Klant.
11.2 De melding bevat ten minste: de aard van de inbreuk, de betrokken categorieën persoonsgegevens, een schatting van het aantal betrokkenen, de waarschijnlijke gevolgen en de getroffen maatregelen.
11.3 Klant is verantwoordelijk voor de melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens (indien vereist) en voor de kennisgeving aan betrokkenen.
Fluqsus waarborgt dat personen die namens Fluqsus toegang hebben tot persoonsgegevens van Klant zijn gebonden aan een geheimhoudingsplicht. Deze verplichting geldt voor de duur van de overeenkomst en na beëindiging daarvan.
13.1 Fluqsus stelt Klant op verzoek de informatie ter beschikking die noodzakelijk is om naleving van artikel 28 AVG aan te tonen.
13.2 Klant heeft het recht — met inachtneming van een aankondigingstermijn van ten minste 14 dagen en maximaal één keer per jaar — een audit te laten uitvoeren door een onafhankelijke derde. Kosten zijn voor rekening van Klant.
13.3 Fluqsus kan als alternatief voor een audit een actueel auditrapport van een erkende derde partij overleggen.
14.1 Na beëindiging van het abonnement verwijdert Fluqsus alle persoonsgegevens van Klant uit de Dienst binnen 30 dagen, tenzij wettelijke bewaarplichten van toepassing zijn.
14.2 Op verzoek van Klant verstrekt Fluqsus vóór verwijdering een export van de accountgegevens in een gangbaar formaat.
14.3 Gegevens die op grond van een wettelijke verplichting moeten worden bewaard worden gescheiden bewaard en niet langer verwerkt dan strikt noodzakelijk.
15.1 Fluqsus is jegens Klant aansprakelijk voor schade die het directe gevolg is van verwerking in strijd met deze verwerkersovereenkomst of de AVG.
15.2 De totale aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat Klant in de drie maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis aan abonnementskosten heeft betaald.
15.3 Klant vrijwaart Fluqsus voor aanspraken van derden die het gevolg zijn van verwerkingen die Klant heeft opgedragen in strijd met de AVG.
16.1 Deze verwerkersovereenkomst treedt in werking op het moment van aanvaarding via de registratieprocedure.
16.2 Fluqsus behoudt het recht deze verwerkersovereenkomst te wijzigen bij wijziging van de Dienst, sub-verwerkers of toepasselijke regelgeving. Bij wezenlijke wijzigingen heeft Klant het recht de overeenkomst te beëindigen.
16.3 De verwerkersovereenkomst loopt van rechtswege af bij beëindiging van het abonnement.
17.1 Op deze verwerkersovereenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
17.2 Geschillen worden in eerste instantie beslecht door middel van overleg. Indien partijen er niet uitkomen, is de bevoegde rechter in het arrondissement Amsterdam exclusief bevoegd.